„Apostilă”, „supralegalizare”, „traducere autorizată”, „traducere legalizată” sunt termeni folosiți adesea interschimbabil, deși descriu pași diferiți, cu autorități diferite și cu o ordine care îți poate salva săptămâni (sau îți poate invalida dosarul). Scopul acestui material este să fie o referință practică, citabilă, cu pași clari, checklist-uri și resurse oficiale verificabile.
Regula de aur: cerința finală o stabilește instituția care îți cere actele (universitate, angajator, registru de stare civilă, instanță, autoritate de imigrare etc.). Multe respingeri apar din presupunerea greșită că „apostila e mereu suficientă” sau că „traducerea se face mereu înainte”.
1) Ce este apostila (și când înlocuiește supralegalizarea)
Apostila este certificarea standardizată folosită între statele părți la Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961 („Apostille Convention”), care înlocuiește procedura clasică de legalizare/supralegalizare cu un singur certificat emis de o autoritate competentă din statul de origine al documentului. Definiția și scopul sunt explicate pe pagina oficială a Secțiunii Apostilă a HCCH: HCCH – Apostille Section.
Verificare rapidă (global): dacă statul unde vei folosi actul și statul care a emis actul sunt ambele părți la Convenție, de regulă se aplică apostila. Lista actualizată oficial este „Status table” HCCH (include și data ultimei actualizări): HCCH – Status table (Apostille Convention). În noiembrie 2025, HCCH indică 128 părți contractante (vezi pagina de status și „Last update”).
Resursă tehnică (practică): HCCH publică „Apostille Handbook” (ediția a 2-a) ca ghid de operare pentru autorități și utilizatori: Apostille Handbook (PDF, HCCH) și pagina oficială de prezentare: HCCH – Apostille Handbook (details).
2) Ce este supralegalizarea (și când se aplică)
Supralegalizarea este procedura „în lanț” folosită atunci când nu se poate folosi apostila (de exemplu, dacă statul de destinație nu este parte la Convenția Apostilă sau dacă instituția cere alt regim). În practică, implică autentificări succesive (de regulă: autoritatea emitentă / autoritate națională → minister de externe → consulat/ambasadă). Pentru România, MAE descrie explicit că, în statele care nu sunt semnatare ale Convenției și nu au acorduri de recunoaștere, actele sunt recunoscute numai dacă sunt legalizate și supralegalizate: MAE – Obținerea documentelor din România. Pentru legalizări la sediul MAE și trimitere către procedura de supralegalizare: MAE – Legalizări documente (sediu MAE).
3) Arbore de decizie în 90 de secunde
- Unde depui actul? (țara + instituția exactă)
- Țara de destinație este parte la Convenția Apostilă? Verifică în HCCH – Status table.
- Țara de origine (care a emis actul) este parte la Convenție? Tot în HCCH – Status table.
- Dacă ambele sunt părți: de regulă apostilă (fără supralegalizare) – vezi explicația HCCH: HCCH – Apostille (overview).
- Dacă una nu este parte: de regulă supralegalizare (lanț de autentificări) + eventual viză consulară.
- Traducere? Doar dacă instituția o cere (limbă, format, tip traducere: autorizată / legalizată / certificată).
- Verificare finală: instituția de destinație confirmă (în scris, dacă se poate) ordinea pașilor și dacă acceptă copii, scanări, e-Apostilă etc.
4) Ordine recomandată (practică) – „nu te încurca în pași”
Ordinea corectă depinde de ce trebuie să fie „acoperit” de apostilă/supralegalizare: documentul original (ex: certificat), o copie legalizată (notarial), traducerea sau toate. Ca regulă practică, pornești de la „ce vrea instituția” și construiești dosarul astfel încât ultimul „strat” aplicat să fie recunoscut în destinație.
Model A (cel mai des întâlnit): apostilă pe original → traducere → (opțional) legalizare traducere
- Obții documentul în forma cerută (original / extras nou / copie certificat conformă).
- Apostilezi documentul (sau faci supralegalizare, dacă e cazul).
- Traduci (în limba cerută) cu traducător autorizat (unde e relevant).
- Dacă instituția cere: legalizare notarială a semnăturii traducătorului / alt tip de certificare.
Model B: traducere → legalizare traducere → apostilă pe actul notarial (când se cere apostilă pe legalizarea notarială)
Există situații în care destinația cere apostilă pe actul notarial (de exemplu, pe încheierea notarială care legalizează semnătura traducătorului). În România, autoritățile emitente de apostilă sunt distincte pe domenii; MAI notează explicit existența a trei autorități emitente (tribunale, camerele notarilor publici, instituțiile prefectului) și explică domeniul prefecturilor: MAI – Apostilă (serviciu, hub.mai.gov.ro). Înainte de a merge pe Model B, cere confirmare scrisă de la instituția de destinație că acesta este fluxul acceptat.
5) Checklist-uri (copy/paste) pentru cele mai frecvente dosare
Checklist universal (indiferent de țară)
- ☐ Țara de destinație + instituția exactă + scopul (studii, muncă, căsătorie, imigrare, instanță etc.).
- ☐ Confirmare: apostilă sau supralegalizare (ideal, în scris).
- ☐ Tip document: original / copie legalizată / extras nou (și termen de valabilitate, dacă există).
- ☐ Semnătură/ștampilă: documentul are elementele cerute (semnătură olografă, sigiliu, timbru sec, QR etc.).
- ☐ Traducere: limbă + cine o face + tipul cerut (autorizată/certificată/legalizată).
- ☐ Verificare autenticitate apostilă (dacă există registru electronic / e-Register).
- ☐ Copii scanate: acceptate sau nu (mai ales pentru e-Apostilă/e-legalisation).
- ☐ Programări, taxe, termene și număr de exemplare.
Dosar pentru studii / universitate (diplome, foi matricole)
- ☐ Diploma + supliment/foaie matricolă în forma cerută.
- ☐ Confirmare: apostilă pe diplomă și/sau pe supliment (se cere frecvent pe ambele).
- ☐ Traducere în limba cerută (unele universități acceptă doar traduceri făcute într-o anumită jurisdicție).
- ☐ Verificare dacă se cere „certified copy” (copie certificată notarial) în locul originalului.
- ☐ Dacă există e-Register în statul emitent, pregătește dovada de verificare (print/screenshot, dacă instituția acceptă).
Dosar pentru căsătorie în străinătate (certificate, CNIM etc.)
- ☐ Certificat de naștere / căsătorie / divorț (după caz) – în formă recentă, dacă e cerut.
- ☐ Cazier judiciar (dacă e cerut) + verifică termenul de valabilitate.
- ☐ Confirmare dacă destinația cere „Certificate of No Impediment” (denumiri diferite pe țări).
- ☐ Apostilă sau supralegalizare (în funcție de țară).
- ☐ Traducere + tipul cerut (unele state cer traducere făcută local).
Dosar notarial (procure, declarații, acorduri)
Pentru documente notariale, ține cont că unele state cer apostilă pe actul notarial (nu doar pe documentul suport). În România, MAI indică existența camerelor notarilor publici ca autorități emitente pentru anumite documente (împreună cu tribunale și prefecturi): MAI – Apostilă (hub). În străinătate, consulatele României pot efectua operațiuni notariale pentru cetățeni români; vezi: MAE – Acte notariale (print).
6) Traduceri: „autorizată” vs „legalizată” (România) + cum verifici traducătorul
În România, competența de autorizare și evidență a traducătorilor/interpreților (în sensul Legii nr. 178/1997) aparține Ministerului Justiției; MJ precizează expres acest lucru: Ministerul Justiției – Traducători/Interpreți autorizați. Textul actului normativ este disponibil oficial pe Portalul Legislativ: Legea nr. 178/1997 (legislatie.just.ro).
Cum verifici rapid (oficial, orientativ): Portalul european e-Justiție indică faptul că baza de date a traducătorilor autorizați din România este deținută și administrată de Ministerul Justiției: Portalul european e-Justiție – Traducători/Interpreți autorizați (RO).
Notă importantă: „traducere legalizată” poate însemna, în practică, că semnătura traducătorului este legalizată de notar (sau alt tip de certificare cerut de instituție). Cerințele diferă masiv între state și chiar între instituții din aceeași țară. Dacă instituția de destinație nu specifică „legalizată”, nu presupune automat că este necesară.
7) Verificarea apostilei (anti-fraudă) – registru electronic & e-APP
HCCH promovează e-APP (electronic Apostille Programme) ca parte a operării Convenției: HCCH – International Forum on the e-APP. HCCH are și pagina despre e-Registers (verificarea apostilei): HCCH – e-Registers.
Exemplu oficial (România): Registrul electronic pentru verificarea apostilelor administrative este disponibil online: Guvernul României – Verificare apostilă. Portalul (în engleză) precizează că permite verificarea apostilelor emise pentru acte administrative din 1 noiembrie 2004: Verify apostille (MAI e-Register – EN).
Pentru bune practici (inclusiv cum ar trebui organizat un e-Register), vezi documentul HCCH: The e-APP: Key Principles and Good Practices (PDF, HCCH).
8) Când consulatul poate intermedia (România – exemplu util pentru diaspora)
Pentru cetățenii români în străinătate, unele consulate pot intermedia apostilarea anumitor documente. Portalul eConsulat are o pagină dedicată cererii pentru apostilare/supralegalizare prin intermediul consulatului și menționează explicit că apostila/supralegalizarea se aplică numai pe documente originale și că misiunile pot intermedia apostilarea anumitor tipuri (ex: acte de stare civilă și cazier): eConsulat – Cerere Apostilare/Supralegalizare (Condiții).
9) Capcane frecvente (cele care produc respingeri)
- Confuzia între apostilă și supralegalizare: ai apostilat pentru o țară care nu recunoaște apostila sau ți se cere alt lanț de autentificări. Verifică mereu în HCCH – Status table.
- Apostilă pe „documentul greșit”: instituția cere apostilă pe legalizarea notarială / pe copie certificată, nu pe scan sau pe traducere.
- Traducere în ordinea greșită: traduci înainte de a aplica apostila, iar apoi apostila se aplică pe alt „strat” decât cel cerut.
- Termene de valabilitate ignorate: cazier, certificate recente, extrase noi – fiecare instituție poate avea fereastră proprie.
- Copii vs originale: multe proceduri cer original; eConsulat subliniază „numai pe documente originale”: eConsulat – Condiții.
- Neconcordanțe de nume (diacritice, transliterare): același nume apare diferit între pașaport, certificat, diplomă; rezolvă înainte de apostilă.
- Falsuri / apostile neverificabile: folosește e-Registers unde există (ex: România: Verificare apostilă) și păstrează dovada verificării.
- Presupunerea că „ministerul central” apostilează tot: în România, MAI indică trei autorități emitente în funcție de competență: MAI – Apostilă (hub).
10) Exemple de resurse oficiale (state) – modele de bună practică
Mai jos sunt exemple de pagini guvernamentale care explică explicit diferența dintre apostilă și autentificare/„authentication” (pentru state non-Hague) și modul de depunere. Folosește-le ca model când cauți echivalentul în țara ta:
- SUA: U.S. Department of State explică diferența dintre „apostille certificates” (țări în Convenția 1961) și „authentication certificates” (țări în afara Convenției), plus pașii de solicitare: Office of Authentications (travel.state.gov).
- Marea Britanie: GOV.UK explică legalisation și faptul că Legalisation Office atașează un „apostille”: Get your document legalised (GOV.UK).
- Canada: Global Affairs Canada explică apostila vs autentificare și menționează că Canada este parte la Convenția Apostilă și că apostila ar trebui acceptată în statele membre fără pași suplimentari: Authenticate your documents – Step 1 (Global Affairs Canada).
- Australia: DFAT descrie clar serviciul de „legalisation of documents (authentications and apostilles)” prin Australian Passport Offices: DFAT – Apostilles & Authentications.
ANEXĂ OBLIGATORIE: Ținte de linkback cu activare minimă (prioritizate)
Ce înseamnă „activare minimă” aici: fie (1) site-ul țintă are mecanism tehnic de mențiuni (Webmention/Pingback) care poate prelua automat linkul, fie (2) există un flux de auto-submit (RSS/blog directories) unde trimiți feed/URL. Pentru Webmention/Pingback, metoda de verificare este, de regulă, în „View Source” (căutare după rel="webmention" sau rel="pingback") ori header X-Pingback. În unele cazuri, paginile organizațiilor pot bloca accesul automat sau pot ascunde aceste elemente; atunci verificarea trebuie făcută manual.
| Categoria | Țintă (prioritizată) | Metoda de verificare | URL exact |
|---|---|---|---|
| Webmention | IndieWeb – Webmention (resursă centrală) | Verifică în „View Source”: rel="webmention" (endpoint) sau mențiuni „Webmention endpoint”. | https://indieweb.org/Webmention |
| Webmention | IndieWeb – Webmention Implementation Guide | Verifică în „View Source”: rel="webmention" sau secțiuni despre endpoint. | https://indieweb.org/webmention-implementation-guide |
| Webmention | W3C – Webmention (spec) | Spec oficial (referință); pentru endpoint, verificarea e la site-ul tău/țintă (rel=webmention). | https://www.w3.org/TR/webmention/ |
| Webmention | Microformats Wiki – Webmention | Verifică în pagină/„View Source” referințe la rel="webmention". | https://microformats.org/wiki/webmention |
| Webmention | Webmention.app – documentație | Pagini care includ exemple cu rel="webmention" (verificare în text + „View Source”). | https://webmention.app/docs |
| Webmention | Webmention.rocks (test & verificare) | Verifică în „View Source”: prezența endpoint-urilor Webmention (rel=webmention) și testele de recepție. | https://webmention.rocks/ |
| Webmention | Bridgy (IndieWeb – cross-post & webmentions) | Verifică documentația/mențiunile despre Webmention & endpoint. | https://brid.gy/ |
| Webmention | Webmention.io (serviciu endpoint) | Serviciu endpoint; verificarea e la site (rel=webmention spre webmention.io). | https://webmention.io/ |
| Webmention | Ctrl.blog – ghid Webmention | Verifică în pagină/„View Source” referințe și exemple rel="webmention". | https://www.ctrl.blog/entry/setup-webmention.html |
| Webmention | Reilly Spitzfaden – Webmention tutorial | Verifică în pagină exemple cu rel="webmention". | https://reillyspitzfaden.com/wiki/tutorials/webmention-tutorial/ |
| Pingback | MAI – informații despre emiterea apostilei (România) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" sau header X-Pingback. | https://hub.mai.gov.ro/index.php/serviciu/view?id=50 |
| Pingback | MAE – Aplicarea apostilei în România (print) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" sau header X-Pingback. | https://mae.ro/print/1455 |
| Pingback | Buletinul Notarilor Publici – articol (resursă notarială) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" (multe site-uri WP expun) sau header X-Pingback. | https://buletinulnotarilor.ro/calatorind-printre-procuri/ |
| Pingback | Notari.pro – secțiune legalizări (resursă practică) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" / header X-Pingback. | https://notari.pro/legalizari/ |
| Pingback | Notari.pro – instrucțiuni legalizare traduceri (resursă practică) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" / header X-Pingback. | https://notari.pro/legalizari/instructiuni-efectuare-legalizare-traduceri-notari-publici |
| Pingback | ATA – Resources (organizație de traducători) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" / header X-Pingback. | https://www.atanet.org/category/resources/ |
| Pingback | Prefectura București – Apostilă (instituție) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" / header X-Pingback. | https://b.prefectura.mai.gov.ro/apostila/ |
| Pingback | MAE – Legalizări documente (sediu MAE) | Verificare manuală: „View Source” după rel="pingback" / header X-Pingback. | https://mae.ro/node/6868 |
| Pingback | GOV.UK – Get your document legalised (ghid oficial) | Verificare manuală: de obicei nu are pingback; verifică header X-Pingback (probabil absent). Țintă utilă pentru outreach editorial, nu pingback automat. | https://www.gov.uk/get-document-legalised |
| Pingback | Global Affairs Canada – authenticate/apostille (ghid oficial) | Verificare manuală: de obicei nu are pingback; outreach editorial (resurse), nu pingback automat. | https://www.international.gc.ca/gac-amc/about-a_propos/services/authentication-authentification/step-etape-1.aspx?lang=eng |
| RSS aggregators | Blogarama – Add Blog | Pagina de submit (formular / cont). Verificare: pagină „Add/Submit”. | https://www.blogarama.com/add |
| RSS aggregators | OnTopList – Join/Submit listing | Pagina de submit: „Join” cu formular (publică listarea și poate folosi RSS). | https://www.ontoplist.com/join/ |
| RSS aggregators | Feedspot – Publisher (Submit) | Pagina oficială publisher „Submit your Blog”. | https://www.feedspot.com/publisher/?_src=bloggers_home |
| RSS aggregators | Feedspot – Publisher Docs (How to submit a site) | Pagină de instrucțiuni oficială (trimite către formularul de submit). | https://publisher.docs.feedspot.com/article/221-how-to-submit-a-site |
| RSS aggregators | Blog-Search.com – Add Your Blog | Pagina de submit pentru blog (include verificare email). | https://www.blog-search.com/add.html |
| RSS aggregators | Blog Flux – Directory (Add Your Blog) | Verificare: pagină director cu secțiune „Add Your Blog”. | https://dir.blogflux.com/ |
| RSS aggregators | Blog Flux – Register | Cont necesar pentru listare (auto-submit/registrare). | https://blogflux.com/register.php |
| RSS aggregators | Twingly – Request Sources (submit feed/blog) | Pagina oficială „Request Sources” (submit surse). | https://app.twingly.com/request-sources |
| Self-submit directories | Entireweb – Free submission | Pagină „free_submission” (formular submit URL). | https://www.entireweb.com/free_submission/ |
| Self-submit directories | Jayde – Submit your site | Pagină submit (formular B2B directory). | https://www.jayde.com/submit.html |
| Self-submit directories | SoMuch – Submit link (director) | Pagină submit link (formular + verificare email). | https://somuch.com/submit-links/submit-link |
| Self-submit directories | ExactSeek – Add URL | Pagină „add.html” (formular submit URL). | https://www.exactseek.com/add.html |
| Self-submit directories | serFISH – Submit (free submission) | Pagină submit (formular submitFISH). | https://www.serfish.com/submit/ |
| Self-submit directories | PingMyLinks – Add URL | Pagină addurl (formular submit/update). | https://www.pingmylinks.com/addurl/ |
| Self-submit directories | FreeWebSubmission – Free search engine submission | Pagină de submit (manual/auto submission). | https://www.freewebsubmission.com/ |
| Webmention | HCCH – Apostille Section (resursă oficială globală) | De regulă nu are webmention; țintă prioritară pentru outreach editorial. Verificare webmention: „View Source” după rel="webmention" (probabil absent). | https://www.hcch.net/Apostille |
| Pingback | HCCH – Status table (Apostille Convention) | De regulă nu are pingback; țintă prioritară pentru outreach editorial. Verificare: header X-Pingback / „View Source”. | https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 |
| Pingback | HCCH – e-Registers (Apostille) | Țintă oficială; verificare pingback manuală (probabil absent). Utilă pentru outreach & citări. | https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille/operational-e-registers |
| RSS aggregators | Blog Search Engine (site) – menționează submit | Verificare: pagină principală menționează „submit your own blog” (serviciu; poate fi uneori în mentenanță). | https://www.blogsearchengine.org/ |
| Self-submit directories | SubmissionURL (listă de add-url pages) | Pagină care deschide add-url pages către motoare/directoare; verificare: listă de linkuri. | https://www.submissionurl.com/ |
Observație de integritate: pentru țintele „organizații/ministere/consulate/HCCH”, mecanismele Webmention/Pingback sunt rar activate; acestea sunt însă ținte prioritare pentru linkback editorial (a fi adăugat ca resursă în pagini oficiale/organizatorice). În practică, cel mai realist „linkback cu activare minimă” din aceste trei subcategorii este „RSS aggregators” + „self-submit directories”. Pentru Webmention/Pingback pe site-uri instituționale, tratează-le ca oportunități de outreach, nu ca automatizare garantată.
Surse (oficiale și primare)
- HCCH – Apostille Section: https://www.hcch.net/Apostille
- HCCH – Apostille overview (specialised sections): https://www.hcch.net/en/instruments/specialised-sections/apostille
- HCCH – Status table (Apostille Convention): https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
- HCCH – e-Registers: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille/operational-e-registers
- HCCH – International Forum on the e-APP: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille/international-forum-eapp
- HCCH – Apostille Handbook (PDF): https://assets.hcch.net/docs/a19ae90b-27bf-4596-b5ee-0140858abeaa.pdf
- HCCH – e-APP good practices (PDF): https://assets.hcch.net/docs/cc7da110-d25d-499a-8c0f-7f6486f535c6.pdf
- MAE – Aplicarea apostilei în România (print): https://mae.ro/print/1455
- MAI – Apostilă (hub servicii): https://hub.mai.gov.ro/index.php/serviciu/view?id=50
- Guvernul României/MAI – Verificare apostilă: https://apostila.mai.gov.ro/
- eConsulat – Condiții Apostilare/Supralegalizare prin consulat: https://www.econsulat.ro/ApostilareSupralegalizare/Conditii/600000004?isServiciuElectronic=False
- MAE – Legalizări documente la sediul MAE: https://mae.ro/node/6868
- MAE – Obținerea documentelor din România (legalizare/supralegalizare): https://www.mae.ro/node/1437
- SUA – Office of Authentications (U.S. Department of State): https://travel.state.gov/content/travel/en/replace-certify-docs/authenticate-your-document/office-of-authentications.html
- UK – Get your document legalised (GOV.UK): https://www.gov.uk/get-document-legalised
- Canada – Authenticate your documents (Global Affairs Canada): https://www.international.gc.ca/gac-amc/about-a_propos/services/authentication-authentification/step-etape-1.aspx?lang=eng
- Australia – DFAT Apostilles & Authentications: https://www.dfat.gov.au/about-us/our-services/apostilles-authentications-certificates-of-no-impediment-to-marriage/Pages/apostilles-authentications-and-certificates-of-no-impediment-to-marriage
- Ministerul Justiției – Traducători/Interpreți autorizați: https://www.just.ro/serviciul-profesii-juridice-conexe/traducatori-interpreti-autorizati-ministerul-justitiei/
- Legea nr. 178/1997 (Portal Legislativ): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/11944
- Portalul european e-Justiție – Traducători/Interpreți autorizați (RO): https://e-justice.europa.eu/topics/find-legal-professional/legal-translators-interpreters/ro_ro
