Am nevoie de apostilă pentru un certificat de naștere emis într-un stat UE?

Depinde de scop și de tipul documentului. Pentru anumite documente publice între statele UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 simplifică formalitățile și elimină cerința apostilei în multe cazuri; verifică dacă documentul tău intră în domeniul Regulamentului și dacă poți atașa un formular standard multilingv (MSF).

Ce face, de fapt, apostila? Validează conținutul actului?

Nu. Apostila confirmă autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul și, după caz, identitatea sigiliului/ștampilei de pe document. Nu garantează că informațiile din act sunt adevărate.

Cum verific rapid dacă statul emitent este parte la Convenția Apostilei?

Verifică lista oficială (status table) publicată de HCCH pentru Convenția Apostilei; acolo vezi dacă statul este parte și data intrării în vigoare.

Ce fac dacă statul emitent NU este parte la Convenția Apostilei?

De regulă, vei urma ruta de legalizare/supralegalizare (lanț de autentificări) stabilită de statul emitent și de autoritățile române (în practică, pot interveni vizări la MAE-ul statului emitent și la misiuni diplomatice/consulate).

Pot legaliza traducerea în România dacă documentul străin este doar o copie simplă scanată?

De regulă, nu. Condițiile oficiale pentru legalizarea semnăturii traducătorului subliniază că nu se poate dacă înscrisul prezentat spre traducere este în copie simplă; se acceptă, de regulă, originalul sau copia legalizată/certificată.

În ce ordine recomandată fac apostila/supralegalizarea și traducerea?

De regulă: (1) obții documentul în formă acceptată (original/copie certificată), (2) aplici apostila sau faci lanțul de legalizare în statul emitent, (3) traduci în România prin traducător autorizat, (4) legalizezi semnătura traducătorului la notar (sau la consulat, dacă ești în străinătate).

Ce greșeli duc cel mai des la respingerea actelor?

Cele mai frecvente sunt: apostilă aplicată greșit (pe copie neacceptată), lipsa dovezii de autenticitate, traducere nelegalizată sau făcută de persoană neautorizată, neconcordanțe de nume/date între documente, lipsa anexelor sau traducerea incompletă a actului.

Apostilă vs supralegalizare în România: pași, traduceri autorizate, checklist (ghid complet)

Q: Cine poate face o „traducere legalizată” pentru instanțe/notariat în România?

Traducerea legalizată se face de un traducător/interpret autorizat, iar semnătura acestuia se legalizează de notarul public sau de misiunea diplomatică/oficiul consular al României în străinătate, după caz.

1) Înainte de orice: ai nevoie de apostilă, supralegalizare sau de nimic?

Stabilește în ce „regim” intră documentul tău. În practică, ai trei scenarii mari: (A) circulație în interiorul UE pentru anumite documente publice (simplificări și, în multe cazuri, fără apostilă), (B) stat emitent parte la Convenția Apostilei (apostilă), (C) stat emitent care nu este parte la Convenția Apostilei (legalizare/supralegalizare în lanț).

(A) UE – Regulamentul (UE) 2016/1191: pentru anumite documente publice prezentate între statele membre, cerința apostilei este eliminată și există formulare standard multilingve (MSF) ca „ajutor de traducere”. Vezi Regulamentul pe EUR-Lex și pagina de formulare pe Portalul e-Justice.
(B) Apostilă – Convenția de la Haga (1961): dacă statul emitent este parte la Convenție, formalitatea standard este apostila, emisă de autoritățile competente desemnate de acel stat. Baza legală și explicațiile oficiale sunt pe HCCH (textul Convenției) și în Apostille Handbook (HCCH).
(C) Supralegalizare – când nu se aplică apostila: dacă statul emitent nu este parte la Convenție, se folosește, de regulă, legalizarea/supralegalizarea în lanț (autentificări succesive), conform regulilor statului emitent și cerințelor autorităților române. Repere oficiale: MAE – legalizări și Ministerul Justiției – supralegalizare.

2) Diferența apostilă vs supralegalizare (pe scurt, fără jargon)

Apostila este forma „simplificată” de autentificare pentru documente publice, între statele care sunt părți la Convenția Apostilei. Conform Convenției, apostila atestă semnătura, calitatea semnatarului și, după caz, sigiliul/ștampila de pe document (nu conținutul). Vezi textul oficial pe HCCH.

Supralegalizarea (legalizare „în lanț”) este alternativa când apostila nu se aplică: documentul trece printr-o succesiune de autentificări (de exemplu, autoritatea competentă din statul emitent, MAE-ul statului emitent, apoi misiunea diplomatică/consulatul etc.). Repere generale oficiale găsești pe Ministerul Justiției și pe MAE.

3) Când se aplică Convenția Apostilei și cum verifici statutul statului emitent

Convenția Apostilei se aplică doar între statele care sunt părți la Convenție. Lista oficială se verifică în „Status table” publicat de HCCH, unde vezi și datele de intrare în vigoare. Folosește exclusiv lista oficială: HCCH – Apostille Convention status table.

Pași practici de verificare (2 minute)

Intră pe HCCH – status table și caută statul emitent.
Verifică dacă Convenția este „în vigoare” pentru acel stat (coloana de intrare în vigoare).
Dacă statul are mențiuni speciale (ex.: teritorii), citește notele din status table.
Dacă nu este parte, mergi direct pe ruta de legalizare/supralegalizare (secțiunea 5).

4) Ce este (și ce nu este) o apostilă: evită 3 confuzii clasice

Apostila nu „validează” conținutul documentului. Ea confirmă elemente de autenticitate formală (semnătură, calitate, sigiliu). Vezi Convenția.
Apostila nu transformă un document privat în document public. Pentru explicații și exemple, consultă Apostille Handbook (HCCH).
În UE, uneori nu ai nevoie de apostilă deloc pentru anumite documente publice, datorită Regulamentului (UE) 2016/1191 și instrumentelor de pe e-Justice.

5) Pașii practici pentru legalizare/supralegalizare (când nu se aplică apostila)

Pentru documente emise într-un stat care nu este parte la Convenția Apostilei, regula este să urmezi procedura de legalizare cerută de statul emitent și acceptată de România. Ministerul Justiției indică principiul „locus regit actum” și faptul că formalitățile de legalizare/supralegalizare se aplică de autoritatea competentă din statul de origine; pentru detalii de procedură în statul emitent trebuie consultate autoritățile acelui stat: just.ro – supralegalizare.

În practică, lanțul poate include (în funcție de stat și tip act): autoritatea emitentă/registrul, o autentificare internă, MAE-ul statului emitent și misiunea diplomatică/consulatul statului unde documentul va fi folosit. Pentru repere instituționale românești despre legalizări, vezi MAE – legalizări documente.

6) Traduceri autorizate și „traduceri legalizate”: ce înseamnă în România

Pentru instanțe și notariat, se folosesc frecvent traducători/ interpreți autorizați. Ministerul Justiției este instituția competentă pentru autorizarea și evidența interpreților și traducătorilor, potrivit Legii nr. 178/1997 și informațiilor oficiale: just.ro – traducători/interpreți autorizați.

Ministerul Justiției precizează explicit că „traducerea legalizată” este efectuată de traducătorul autorizat, iar semnătura acestuia se legalizează de notarul public sau de misiunea diplomatică/oficiul consular al României în străinătate. Vezi: just.ro – procedura autorizării (nota despre traduceri legalizate).

Condițiile oficiale pentru legalizarea semnăturii traducătorului subliniază un detaliu esențial: nu se poate legaliza semnătura dacă înscrisul prezentat spre traducere este în copie simplă; se acceptă, de regulă, originalul sau copia legalizată/certificată. Vezi: eConsulat – condiții pentru legalizarea semnăturii traducătorului.

7) Ordinea recomandată (best practice) pentru documente străine folosite în România

Verifică regimul: UE 2016/1191 vs Apostilă vs Supralegalizare. (EUR-Lex 2016/1191; HCCH status table)
Obține forma corectă: original sau copie certificată. Pentru traduceri legalizate, „nu copie simplă” este o condiție explicită în eConsulat.
Aplică apostila / fă lanțul de legalizare în statul emitent (înainte de traducere). (HCCH – Convenția; MJ – supralegalizare)
Tradu în România prin traducător autorizat. (Legea 178/1997; MJ)
Legalizează semnătura traducătorului la notar (sau la consulat, dacă ești în străinătate). (MJ; eConsulat)

8) Checklist (documente + ordine recomandată)

✅ Documentul străin în original sau copie certificată (nu copie simplă, dacă urmează traducere legalizată).
✅ Identificarea regimului: UE 2016/1191 / Apostilă / Supralegalizare.
✅ Dacă e UE 2016/1191: verifică dacă poți obține un formular standard multilingv (MSF) pe e-Justice.
✅ Dacă e apostilă: apostila aplicată de autoritatea competentă a statului emitent; verifică statutul statului pe HCCH.
✅ Dacă e supralegalizare: urmează procedura statului emitent și reperele MAE/MJ: MAE, MJ.
✅ Traducere prin traducător autorizat + legalizarea semnăturii: MJ, procedură MJ, eConsulat.
✅ Copii scanate (PDF) + listă de anexe pentru arhivare și depunere.

9) Erori care duc la respingerea actelor (și soluții rapide)

Eroare frecventă	De ce se respinge (în practică)	Soluție
Apostilă/supralegalizare aplicată pe forma greșită (copie simplă, scan fără certificare)	Instituția poate cere original/copie certificată; pentru traduceri legalizate, condițiile exclud copia simplă	Obține original/copie certificată și reia formalitatea; verifică cerințele înainte (vezi eConsulat)
Statul emitent nu e parte la Convenția Apostilei, dar s-a pus o „apostilă” neconformă	Apostila este recunoscută doar între părțile la Convenție	Verifică statusul oficial și treci pe supralegalizare: HCCH status table
Traducere făcută de persoană neautorizată sau fără legalizarea semnăturii	Instanțele/notarii cer frecvent traduceri de la traducători autorizați, iar „traducerea legalizată” presupune legalizarea semnăturii	Folosește traducător autorizat și legalizează semnătura: MJ, MJ – procedură
Traducere incompletă (fără anexe/pagini) sau neconcordanțe de nume/date	Instituția nu poate corela actele sau consideră dosarul incomplet	Refă traducerea completă; anexează actele suport care explică diferențele (de ex., nume după căsătorie)
Se ignoră Regulamentul UE 2016/1191 și se cer formalități inutile	Pierdere de timp și costuri pentru documente publice UE eligibile	Verifică domeniul Regulamentului și folosește MSF dacă ajută: EUR-Lex 2016/1191, e-Justice

10) Mini-FAQ (cazuri tipice)

Trebuie apostilă pentru documente publice între state UE?

În multe situații, nu, pentru anumite categorii de documente publice, datorită Regulamentului (UE) 2016/1191. Poți verifica și folosi formularele standard multilingve (MSF) prin Portalul e-Justice.

Unde verific lista oficială a statelor pentru apostilă?

Pe lista oficială HCCH: Apostille Convention status table.

Ce confirmă apostila (și ce nu confirmă)?

Apostila confirmă semnătura, calitatea semnatarului și, după caz, sigiliul/ștampila; nu confirmă adevărul conținutului. Vezi textul Convenției și Apostille Handbook.

Cine poate face traduceri pentru instanțe/notariat în România?

În practică, se folosesc traducători/ interpreți autorizați, evidența fiind la Ministerul Justiției (Legea nr. 178/1997): MJ – informații, Legea 178/1997.

Ce este „traducerea legalizată”?

Ministerul Justiției precizează că traducerea legalizată este efectuată de traducător autorizat, iar semnătura acestuia se legalizează de notar sau de misiunea diplomatică/oficiul consular al României: just.ro – procedura (nota).

Pot legaliza semnătura traducătorului dacă am doar o copie simplă a actului?

În mod obișnuit, nu. Condițiile oficiale arată că nu se legalizează semnătura traducătorului dacă înscrisul prezentat spre traducere este în copie simplă: eConsulat – condiții.

Există reguli notariale despre traduceri și legalizarea lor?

Da. Activitatea notarială este reglementată de Legea nr. 36/1995, iar Regulamentul de aplicare (aprobat prin ordin al MJ) este disponibil în format PDF: Regulament de aplicare – Legea 36/1995 (UNNPR).

Unde găsesc informații oficiale despre legalizări/supralegalizări?

Pentru repere oficiale, vezi MAE – legalizări, MAE – apostilă și MJ – supralegalizare.