Rambursări de TVA și tranzacții transfrontaliere: litigii cu ANAF pentru companiile străine

Baza juridică principală este dată de Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun de TVA, transpusă în Titlul VII al Codului fiscal (Legea nr. 227/2015), de regulile de rambursare din Directiva 2008/9/CE și Directiva a 13-a 86/560/CEE, precum și de Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015) și ghidurile ANAF/MFP.

Când trebuie companiile străine să se înregistreze în scopuri de TVA în România

România aplică sistemul comun de TVA prevăzut de Directiva 2006/112/CE, transpus în principal în Titlul VII din Codul fiscal. Articolul 268 definește „operațiunile impozabile”, iar articolul 316 reglementează înregistrarea în scopuri de TVA. Potrivit acestor norme, TVA este datorată pentru livrări de bunuri și prestări de servicii cu locul în România, pentru importuri în România și pentru achiziții intracomunitare de bunuri în România.

Conceptul de persoană impozabilă este preluat din Directivă: orice persoană care desfășoară, de o manieră independentă și indiferent de scop sau rezultat, o activitate economică. Pentru companiile străine, întrebarea centrală este: există o operațiune impozabilă cu locul livrării/prestării în România, pentru care furnizorul nerezident este persoana obligată la plata TVA?

Persoană impozabilă nestabilită vs. sediu fix în România

Din perspectiva TVA, o companie străină poate fi:

• nestabilită în România – nu are sediul activității economice și nici sediu fix în România;
• stabilită printr-un sediu fix – are în România resurse umane și tehnice suficiente pentru a derula în mod regulat operațiuni taxabile.

Articolul 316 Cod fiscal stabilește obligația de înregistrare în scopuri de TVA pentru persoanele impozabile care efectuează operațiuni impozabile în România. Pentru persoanele impozabile nestabilite, regula generală este că acestea trebuie să se înregistreze înainte de a începe să efectueze operațiuni taxabile pentru care sunt obligate la plata TVA în România, cu excepția cazurilor în care se aplică mecanismul de taxare inversă sau regimuri speciale.

Pragul de scutire pentru întreprinderi mici (300.000 lei) se aplică numai persoanelor impozabile stabilite în România. În consecință, companiile nerezidente nu pot utiliza pragul de 300.000 lei și, în practică, trebuie să se înregistreze de la prima operațiune taxabilă pentru care sunt obligate la plata TVA.

Scenarii tipice în care apare obligația de înregistrare în România

Analiza fiecărei operațiuni este esențială, dar, în practică, următoarele situații duc frecvent la obligația de înregistrare în scopuri de TVA în România pentru companii străine:

• Livrări interne de bunuri aflate în România la momentul livrării, când furnizorul este compania străină și nu se aplică taxarea inversă. Exemplu: vânzări din stocuri menținute în depozite din România către clienți români.
• Livrări de bunuri cu montaj sau instalare în România (echipamente industriale, linii de producție, parcuri fotovoltaice). Locul livrării este acolo unde are loc montajul, adică România, iar furnizorul nerezident poate fi obligat să se înregistreze dacă nu se aplică taxarea inversă.
• Servicii legate de bunuri imobile situate în România (construcții, reparații, lucrări de inginerie și arhitectură, anumite servicii de management imobiliar). Locul prestării este acolo unde este situat imobilul, deci România.
• Import de bunuri în România urmat de vânzarea lor pe piața românească, atunci când importatorul este compania nerezidentă și nu se folosește o structură în care clientul român este importator de drept.
• Achiziții intracomunitare și livrări intracomunitare de bunuri din România realizate de o companie nerezidentă, în măsura în care aceasta nu poate utiliza simplificări (de ex. triunghiulare) și devine persoană obligată la plata TVA în România.
• Certain B2C services către persoane fizice din România (de exemplu, acces la evenimente locale, servicii legate de bunuri imobile, închiriere pe termen scurt de mijloace de transport în România), dacă nu se aplică regimuri speciale precum OSS/IOSS.

Sediul fix în România

Noțiunea de sediu fix este interpretată în conformitate cu art. 11 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011 și jurisprudența CJUE: un sediu, altul decât sediul activității economice, caracterizat printr-un grad suficient de permanență și printr-o structură adecvată, în ceea ce privește resursele umane și tehnice, care să îi permită să efectueze livrări de bunuri sau prestări de servicii. Dacă o companie străină are un astfel de sediu fix în România, acesta poate fi persoana impozabilă relevantă pentru TVA în România și trebuie înregistrat conform art. 316 Cod fiscal.

Exemple practice

Exemplul 1 – Furnizor german de utilaje cu montaj în România: O companie din Germania vinde și montează utilaje într-o fabrică din România. Contractul include livrarea, montajul și punerea în funcțiune. Bunurile ajung din Germania, dar montajul se face în România. Conform Directivei 2006/112/CE și Codului fiscal, livrarea de bunuri cu instalare are loc acolo unde se face montajul. Dacă nu se poate aplica taxarea inversă la beneficiar, furnizorul german va trebui, în practică, să se înregistreze în scopuri de TVA în România și să colecteze TVA românesc.

Exemplul 2 – Companie americană de consultanță către clienți români înregistrați în scopuri de TVA: O firmă din SUA prestează servicii de consultanță către companii românești plătitoare de TVA. Regula generală B2B (art. 44 din Directiva 2006/112/CE) plasează locul prestării la sediul beneficiarului, deci în România. De regulă, Codul fiscal român prevede taxare inversă la beneficiar pentru astfel de servicii, astfel încât firma americană nu are obligația de înregistrare locală, dacă nu efectuează alte tipuri de operațiuni în România.

Exemplul 3 – Platformă non-UE de servicii digitale pentru consumatori români: O platformă non-UE furnizează servicii electronice către persoane fizice din România. Regula specială pentru servicii electronice B2C impune taxarea în statul membru al consumatorului. Furnizorul poate utiliza regimul OSS/OSS ne-UE pentru a evita înregistrări multiple, dar dacă are și alte operațiuni în România (de ex. stocuri locale, livrări interne), poate apărea o obligație de înregistrare românească distinctă.

Mecanisme de rambursare a TVA pentru nerezidenți (Directiva 2008/9/CE și schema Directivei a 13-a)

Companiile străine care suportă TVA românesc pot recupera acest TVA fie:

1. prin deducere în decontul de TVA (dacă sunt înregistrate în România), fie
2. prin procedurile de rambursare pentru nerezidenți prevăzute de Directiva 2008/9/CE (pentru companii din UE) sau de Directiva 86/560/CEE (pentru companii din afara UE).

1. Companii nerezidente, dar înregistrate în scopuri de TVA în România

Odată înregistrată în scopuri de TVA în România în baza art. 316 Cod fiscal, o companie nerezidentă își exercită dreptul de deducere conform regulilor generale ale Directivei 2006/112/CE și ale Codului fiscal (articolele care transpun art. 167–173 și 176 din Directivă). TVA deductibil rezultă din decontul periodic (formularul 300), iar eventualul sold negativ poate fi solicitat la rambursare.

ANAF precizează pe site și în ghiduri că persoanele înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 pot solicita rambursarea soldului negativ de TVA prin bifarea opțiunii corespunzătoare în decont și parcurgerea procedurii de soluționare (analiză de risc, inspecție, decizie de rambursare sau de compensare).

2. Companii din UE: Directiva 2008/9/CE (fosta Directivă a 8-a)

Pentru companiile stabilite într-un alt stat membru al UE, dar nestabilite și neînregistrate în România, baza legală este Directiva 2008/9/CE, transpusă în legislația română și detaliată în ghidurile MFP/ANAF (de exemplu, documentul „Rambursări D9 și D13”). Directiva stabilește normele detaliate pentru rambursarea TVA prevăzută la art. 170 din Directiva 2006/112/CE către persoane impozabile stabilite în alt stat membru decât statul membru de rambursare.

Condițiile-cheie pentru o companie UE care dorește rambursarea TVA românesc sunt, în linii mari:

• este stabilită într-un alt stat membru al UE și este persoană impozabilă în sensul art. 9 din Directiva 2006/112/CE;
• nu este stabilită în România și nu are sediu fix aici în perioada de rambursare;
• nu este înregistrată și nu avea obligația de a se înregistra în scopuri de TVA în România în perioada de rambursare;
• TVA a fost în mod corect facturată pentru bunuri sau servicii utilizate pentru operațiuni care ar da drept de deducere dacă ar fi efectuate în România;
• cererea de rambursare este depusă electronic, prin portalul de TVA al statului membru de stabilire, până cel târziu la 30 septembrie a anului următor perioadei de rambursare, cu respectarea pragurilor minime de sumă.

România aplică praguri minime în linie cu Directiva 2008/9/CE (de exemplu, aproximativ 400 EUR pentru cereri trimestriale și 50 EUR pentru cereri anuale), conform vademecum-ului publicat de Comisia Europeană și materialelor informative ANAF/MFP privind rambursările de TVA pentru nerezidenți.

3. Companii din afara UE: Directiva a 13-a 86/560/CEE

Pentru companiile stabilite în afara UE, dar care nu sunt stabilite sau înregistrate în România, cadrul juridic este Directiva a 13-a 86/560/CEE. Aceasta prevede că statele membre rambursează TVA persoanelor impozabile nestabilite pe teritoriul Comunității pentru bunuri și servicii utilizate în activitățile lor economice, dar permite fiecărui stat membru să stabilească condiții suplimentare, inclusiv cerințe de reciprocitate.

Ministerul Finanțelor din România a publicat un document dedicat rambursărilor D9 și D13, unde se precizează că, în vederea acordării de rambursări de TVA în baza Directivei 86/560/CEE, România a semnat declarații de reciprocitate cu anumite state terțe (de exemplu, Turcia și Elveția), iar textele acestora sunt disponibile pe site-ul ministerului. Conținutul ghidului arată, totodată, evoluția practicii românești: accentul cade tot mai mult pe verificarea obligației sau neobligației de înregistrare în România și pe îndeplinirea condițiilor de fond (realitatea și legătura costurilor cu activitatea impozabilă), nu doar pe criteriul formal al reciprocității.

Câteva repere pentru companiile non-UE care solicită rambursare de TVA românesc:

• cererea se depune direct la ANAF (nu prin portalul altui stat), de regulă printr-un reprezentant fiscal desemnat în România;
• trebuie anexate facturile originale și documentele de import, în funcție de cerințele procedurale românești actuale;
• cererea vizează TVA aferentă bunurilor și serviciilor utilizate în activitățile economice ale companiei, cu respectarea limitărilor de deducere prevăzute de dreptul românesc;
• trebuie respectate termenele și perioadele de rambursare definite în legislația română (de regulă, perioade anuale, cu depunerea în anul următor).

Exemplu – companie non-UE la un târg în București

O companie din SUA participă la un târg în București, plătind TVA românesc pentru închirierea standului, servicii de marketing local, cazare și transport. Compania nu este înregistrată și nu are obligația de înregistrare în România, deoarece nu efectuează livrări impozabile cu locul în România. În măsura în care cheltuielile ar fi deductibile pentru o persoană impozabilă stabilită în România (de exemplu, cheltuieli de publicitate), compania poate solicita rambursarea TVA în baza regulilor naționale care transpun Directiva a 13-a, prin depunerea unei cereri la ANAF și desemnarea unui reprezentant fiscal.

Motive frecvente pentru care ANAF refuză deducerea sau rambursarea TVA

Refuzurile ANAF pot avea cauze formale (facturi sau documente incomplete), de eligibilitate (cereri tardive sau contribuabili care ar fi trebuit să se înregistreze în România) sau de fond (lipsa substanței economice, acuzații de fraudă, cheltuieli fără legătură cu activitatea impozabilă).

1. Deficiențe de facturare și documentare

În pofida jurisprudenței CJUE, care subliniază că dreptul de deducere nu poate fi refuzat doar pentru vicii formale minore dacă sunt îndeplinite condițiile de fond, în practică ANAF invocă frecvent nerespectarea cerințelor de facturare din Directiva 2006/112/CE și Codul fiscal. Probleme tipice:

• facturi fără toate elementele obligatorii (cod TVA, descriere exactă a bunurilor/serviciilor, cantități, preț, cotă și valoare TVA);
• facturi emise de furnizori care nu erau înregistrați în scopuri de TVA sau aveau cod invalid la data operațiunii;
• neconcordanțe între contracte, comenzi, avize de însoțire, CMR-uri și facturi;
• lipsa documentelor care să dovedească prestarea efectivă a serviciilor (rapoarte, livrabile, foi de pontaj, procese-verbale de recepție).

Atât Directiva 2006/112/CE, cât și Codul fiscal condiționează dreptul de deducere de deținerea unei facturi valabile și a documentelor justificative. ANAF folosește aceste cerințe ca filtru inițial pentru cererile de rambursare și pentru deducerile în deconturile de TVA.

2. Cereri de rambursare tardive sau neeligibile

Procedurile de rambursare D9 (pentru contribuabili din UE) și D13 (pentru contribuabili din afara UE) au termene clare. Pentru Directiva 2008/9/CE, termenul-limită este, în principiu, 30 septembrie a anului următor perioadei de rambursare, iar nerespectarea lui duce, în mod normal, la respingerea cererii.

Alte motive de respingere din perspectiva eligibilității:

• perioada de rambursare nu respectă limitele legale (de exemplu, mai scurtă de 3 luni fără a îndeplini condițiile speciale sau mai lungă de un an calendaristic);
• suma solicitată este sub pragurile minime prevăzute de legislație;
• solicitantul avea obligația de înregistrare în România pentru operațiunile efectuate, caz în care ANAF va considera că procedura de rambursare este greșit utilizată, iar discuția se mută în zona neînregistrării și a eventualelor impuneri suplimentare.

3. Lipsa substanței economice sau a scopului de afaceri

Articolul 11 din Codul fiscal (norma generală antiabuz) permite ANAF să reîncadreze sau să ignore tranzacțiile care nu au un scop economic real și urmăresc doar obținerea unui avantaj fiscal. În astfel de situații, TVA aferentă cheltuielilor respective este, de regulă, considerată nedeductibilă.

Tipare care ridică suspiciuni:

• lanțuri lungi de furnizori interpuși, cu marje foarte reduse și fără valoare adăugată economică evidentă, mai ales în sectoare vulnerabile (combustibili, deșeuri, bunuri cu valoare mare ușor transportabile);
• contracte de servicii cu descriere vagă, între entități afiliate sau puțin transparente, fără raportare clară a livrabilelor și fără corelare cu rezultatele de business ale beneficiarului;
• furnizori fără resurse umane și tehnice adecvate pentru serviciile prestate (de exemplu, consultanță complexă facturată de entități fără personal de specialitate);
• structuri de preț atipice, cu marje neobișnuit de mari sau de mici, care indică o redistribuire artificială a profitului.

4. Invocarea fraudei în lanțul de aprovizionare (standardul „știa sau trebuia să știe”)

În linie cu hotărârile CJUE în cauzele Mahagében și Dávid (C-80/11 și C-142/11) și Tóth (C-324/11), ANAF poate refuza dreptul de deducere dacă demonstrează, pe baza unor elemente obiective, că persoana impozabilă știa sau trebuia să știe că participa la o tranzacție implicată într-o fraudă de TVA.

Principiile desprinse din aceste hotărâri sunt, în esență:

• dreptul de deducere este un principiu fundamental al sistemului comun de TVA și nu poate fi refuzat doar pentru nereguli ale furnizorului, dacă beneficiarul este de bună-credință;
• autoritățile fiscale trebuie să demonstreze, pe baza tuturor circumstanțelor, că beneficiarul știa sau trebuia să știe de fraudă; nu este suficientă o prezumție generală;
• persoanei impozabile nu i se poate impune o obligație de verificare disproporționată a comportamentului fiscal al tuturor partenerilor de afaceri, dar trebuie să ia măsuri rezonabile de diligență, mai ales când există indicii de risc.

În practică, ANAF invocă tot mai des jurisprudența Mahagében/Tóth pentru a refuza deducerea TVA în tranzacții cu furnizori declarați inactivi, radiați sau implicați în scheme de fraudă. Documentarea atentă a verificărilor prealabile (due diligence) devine astfel un element-cheie pentru companiile străine.

5. Cheltuieli fără legătură cu operațiunile taxabile sau limitate prin lege

TVA este deductibilă numai în măsura în care bunurile și serviciile sunt utilizate pentru operațiuni taxabile. Codul fiscal prevede limitări speciale pentru anumite categorii de cheltuieli (de exemplu, anumite cheltuieli de protocol, vehicule utilizate mixt, cheltuieli personale suportate pentru angajați). Dacă ANAF apreciază că o cheltuială nu are legătură cu activitatea economică taxabilă sau se încadrează într-o categorie cu drept de deducere limitat sau fără drept de deducere, va refuza deducerea sau rambursarea TVA aferentă.

Pentru companiile străine care solicită rambursărea TVA, acest lucru poate fi surprinzător, mai ales pentru cheltuieli precum cazarea, masa, transportul sau anumite activități de marketing. Este esențial să se verifice regulile românești privind deductibilitatea și să se documenteze clar legătura cu operațiunile taxabile (de exemplu, cu vânzările de bunuri sau servicii către clienți din România sau din alte state membre).

Cum se contestă deciziile privind TVA și cum se dovedește substanța tranzacțiilor

Refuzurile de rambursare sau deciziile de impunere emise de ANAF pot fi atacate pe două niveluri:

1. Contestație administrativă (în cadrul ANAF/Ministerului Finanțelor);
2. Acțiune în contencios administrativ în fața instanțelor judecătorești.

Contestația administrativă: termenul de 45 de zile și conținutul minim

Conform Codului de procedură fiscală și ghidurilor Ministerului Finanțelor, contestația împotriva unui act administrativ fiscal (de ex. decizie de impunere TVA, decizie de respingere a rambursării) se depune, de regulă, în 45 de zile de la data comunicării actului, sub sancțiunea decăderii. Ministerul Finanțelor indică expres acest termen în secțiunea dedicată contestațiilor fiscale.

Contestația trebuie să cuprindă cel puțin:

• identificarea actului contestat (număr, dată, emitent);
• sumele și aspectele contestate (de exemplu, TVA nedeductibilă, rambursare respinsă, accesorii);
• motivele de fapt și de drept, cu trimitere la Codul fiscal, Codul de procedură fiscală, Directivele de TVA și jurisprudența UE;
• documentele justificative care susțin poziția contribuabilului (contracte, facturi, documente de transport, rapoarte, extrase de cont, corespondență, etc.).

În litigii privind tranzacții transfrontaliere, argumentul esențial este adesea interpretarea conformă cu dreptul UE: dreptul de deducere și rambursare nu poate fi restrâns prin formalism excesiv sau prin prezumții de fraudă neprobate, iar refuzul trebuie să fie proporțional cu scopul urmărit (combaterea fraudei).

Acțiunea în instanță

Dacă soluția la contestația administrativă este nefavorabilă, contribuabilul poate formula acțiune în contencios administrativ împotriva deciziei ANAF. Instanța verifică legalitatea actului fiscal și poate reinterpreta faptele și probele, inclusiv prin raportare la Directiva 2006/112/CE și jurisprudența CJUE.

Experiența practică arată că numeroase cazuri pierdute la nivel administrativ sunt câștigate parțial sau total în instanță, în special atunci când ANAF a dat prioritate formalismului (defecte minore de facturare) sau a aplicat greșit standardul „știa sau trebuia să știe” fără o analiză completă a circumstanțelor.

Dovedirea caracterului real al tranzacțiilor

Substanța tranzacțiilor este elementul central în majoritatea litigiilor de TVA. Pentru a convinge ANAF și instanțele că o tranzacție este reală și legată de activitatea economică taxabilă, un contribuabil trebuie să prezinte un ansamblu coerent de dovezi:

• Contracte și acte adiționale, cu descriere clară a obiectului, prețului, condițiilor de livrare, responsabilității pentru TVA și obligațiilor fiscale;
• Comenzi, oferte, acceptări, care arată că tranzacția a fost negociată în condiții de piață;
• Documente de livrare (CMR-uri, avize de însoțire, note de intrare-ieșire, documente de recepție în depozit) pentru bunuri;
• Documente privind prestarea serviciilor (foi de pontaj, rapoarte intermediare, prezentări, e-mailuri, procese-verbale de recepție, livrabile digitale);
• Dovezi de plată (extrase bancare, ordine de plată, confirmări de plată), care arată fluxurile financiare reale;
• Justificări interne de business (analize de investiții, bugete, aprobări interne, decizii ale organelor societare) care explică necesitatea economică a operațiunilor;
• Documente de due diligence asupra partenerilor (certificat de înregistrare la registrul comerțului, confirmarea codului TVA, rapoarte de credit, verificări publice).

Cu cât setul de documente este mai complet și mai coerent, cu atât este mai dificil pentru ANAF să susțină că tranzacțiile sunt fictive sau lipsite de scop economic.

Utilizarea strategică a jurisprudenței CJUE

În litigiile de TVA, jurisprudența CJUE este esențială, deoarece România este obligată să aplice dreptul UE cu prioritate. Câteva direcții importante:

• dreptul de deducere este fundamental și nu poate fi limitat în mod excesiv prin condiții formale sau prezumții;
• refuzul deducerii pentru simplul motiv că furnizorul nu și-a îndeplinit obligațiile (a fost radiat, nu a declarat angajații etc.) este contrar principiului neutralității, dacă beneficiarul este de bună-credință;
• în materia fraudei de TVA, autoritățile trebuie să analizeze ansamblul circumstanțelor și să dovedească că beneficiarul știa sau trebuia să știe de fraudă; nu este suficientă o culpă abstractă;
• măsurile naționale antiabuz trebuie să fie proporționale cu obiectivul de combatere a fraudei și să nu submineze dreptul de deducere al operatorilor onești.

Companiile străine ar trebui să integreze aceste principii în argumentația lor, atât în contestația administrativă, cât și în acțiunea în instanță, făcând trimitere la hotărârile relevante (Mahagében, Tóth, și alte cauze privind deductibilitatea TVA în lanțuri cu furnizori problematici).

Recomandări practice privind documentația și contractele

Cea mai eficientă abordare în litigii este prevenția. Pentru companiile nerezidente, o structurare atentă a contractelor, fluxurilor de bunuri și servicii și documentației aferente reduce considerabil riscul unui conflict cu ANAF.

1. Planificarea tratamentului de TVA înainte de semnarea contractului

Înainte de a intra într-o tranzacție cu România, este util să se răspundă la câteva întrebări de bază:

• Care este locul livrării/prestării pentru fiecare componentă (bunuri, servicii, instalare, transport etc.)?
• Cine este persoana obligată la plata TVA (furnizor, beneficiar, sau ambii prin taxare inversă)?
• Există obligație de înregistrare în România sau se pot utiliza mecanisme precum OSS/IOSS, taxare inversă, simplificări triunghiulare?
• Cum va arăta lanțul de facturare și cum se vor corela facturile cu documentele de transport și contracte?
• Există reguli speciale de TVA aplicabile sectorului (imobiliare, telecom, servicii electronice, turism, bunuri second-hand etc.)?

Concluziile fiscale trebuie apoi reflectate în contract: dacă prețurile sunt cu sau fără TVA, cine suportă riscul reclasificării, cum se ajustează prețul în caz de modificare de cote sau de tratament de TVA, cine are obligația de înregistrare și raportare în România.

2. Clauze contractuale orientate spre TVA și substanță

Un contract bine redactat ajută nu doar la gestionarea riscului comercial, ci și la dovedirea realității tranzacțiilor în fața ANAF. Elemente utile:

• Descriere detaliată a bunurilor și serviciilor (caracteristici, cantități, locații, livrabile, termene de predare și recepție);
• Termeni de livrare clari (Incoterms, punct de transfer al riscului, cine se ocupă de transport și formalități vamale);
• Structură de preț transparentă (tarife orare, preț pe unitate, marje, eventuale ajustări) care demonstrează logica economică a tranzacției;
• Clauze privind TVA, inclusiv: cine este persoana obligată la plata TVA, dacă se aplică taxare inversă, ce se întâmplă dacă tratamentul de TVA este reinterpretat de autorități;
• Clauze de cooperare și audit, permițând acces la documentele și informațiile necesare pentru a demonstra realitatea și scopul tranzacțiilor, în cazul unui control;
• Clauze de conformare și anti-fraudă, inclusiv dreptul de reziliere dacă partenerul este implicat în fraude sau devine inactiv fiscal.

3. Construirea unui dosar documentar robust

Din perspectiva unei eventuale inspecții sau contestații, este recomandabil ca fiecare tranzacție semnificativă cu România să aibă un dosar dedicat:

• Dosar de tranzacție cuprinzând contractul, anexele, corespondența relevantă, aprobările interne, analiza de preț și de risc;
• Set complet de facturi, avize, CMR-uri, procese-verbale de recepție, dovezi de transport și depozitare;
• Documente de prestare (rapoarte, prezentări, e-mailuri, livrabile) pentru servicii, care să arate activitatea efectivă a furnizorului;
• Dovezi de plată și reconcilierea plăților cu facturile și contractul;
• Documente de due diligence pe furnizor sau client (extras registrul comerțului, confirmare cod TVA, verificări publice);
• Maparea în decontul de TVA și în cererile de rambursare (care factură intră în ce perioadă și cu ce justificare).

4. Diligența față de partenerii români

Pentru a reduce riscul aplicării standardului „știa sau trebuia să știe”, companiile străine ar trebui să instituie proceduri de verificare a partenerilor:

• verificarea înregistrării la registrul comerțului și a codului de TVA (inclusiv în VIES, pentru partenerii din UE);
• analiza, atunci când este cazul, a situațiilor financiare și a unui raport de credit;
• verificarea capacității reale a furnizorului de a livra bunurile/serviciile (număr de angajați, active, infrastructură);
• monitorizarea semnalelor de alarmă: schimbări frecvente ale conturilor bancare, cereri de plăți în numerar, prețuri neobișnuit de mici, refuzul de a furniza documente justificative;
• documentarea acestor verificări într-un mod care poate fi prezentat ANAF sau instanței, dacă este necesar.

5. Reprezentant fiscal și comunicare cu ANAF

Pentru multe companii nerezidente, în special cele din afara UE, desemnarea unui reprezentant fiscal în România este obligatorie pentru rambursarea TVA și recomandabilă pentru înregistrare și conformare. Reprezentantul local poate:

• alege structura optimă (înregistrare locală, utilizarea OSS/IOSS, D9 sau D13);
• pregăti și depune corect deconturile de TVA și cererile de rambursare;
• gestiona corespondența cu ANAF, inclusiv solicitările de informații și documente;
• asista compania în inspecții fiscale, contestații și litigii.

Răspunsurile clare și la timp la solicitările ANAF pot limita escaladarea conflictului și pot evita situațiile în care autoritatea socotește că lipsa de cooperare justifică un refuz al rambursării.

Surse și lecturi suplimentare

• Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun al TVA (text consolidat)
• Directiva 2008/9/CE privind rambursarea TVA către persoane impozabile stabilite în alt stat membru și traducerea publicată de MFP
• Directiva a 13-a 86/560/CEE privind rambursarea TVA către persoane impozabile nestabilite pe teritoriul Comunității și fișa ANAF privind rambursările de TVA pentru state terțe
• Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal – Portal Legislativ și versiunea actualizată disponibilă pe www.noulcodfiscal.ro
• Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală și pagina MF privind contestațiile fiscale
• MFP – Ghid „Rambursări D9 și D13” (rambursări de TVA pentru nerezidenți)
• CJUE – Cauza C-80/11 Mahagében și Cauza C-324/11 Tóth, privind refuzul dreptului de deducere în context de fraudă de TVA
• Jurisprudență și doctrină românească recentă privind dreptul de deducere și frauda de TVA, inclusiv hotărâri ale curților de apel și articole de specialitate.