Serving court papers abroad in divorce & child cases: why it takes time (EU vs non‑EU) and how to reduce delays

În dosarele de divorț, autoritate părintească, program de vizită sau stabilire domiciliu copil, un blocaj frecvent este comunicarea actelor către partea care locuiește în străinătate. Nu e „lenea instanței”, ci procedură: trebuie să existe o dovadă că actele au fost comunicate legal, altfel dosarul nu poate avansa (mai ales pentru termene, citări, administrare probe, hotărâri).

Două cadre sunt esențiale: (1) în UE – Regulamentul (UE) 2020/1784 privind notificarea/comunicarea actelor (reformare); (2) în afara UE sau în relația cu state terțe – Convenția de la Haga din 1965 privind comunicarea actelor (HCCH). În practică, durata depinde de adresă, traduceri, canalul folosit, autoritățile implicate și de eventuale refuzuri.

1) De ce durează: 7 cauze tipice (și cum apar în realitate)

Adresă incompletă sau veche: dacă destinatarul nu e găsit, autoritatea din statul de destinație cere clarificări, iar ciclul se reia.
Canal greșit (UE vs non‑UE): alegerea procedurii nepotrivite duce la returnări și re‑transmiteri.
Traduceri lipsă sau neconforme: în UE, destinatarul poate refuza documentul dacă nu e într-o limbă acceptată; în Haga 1965, statul poate cere traducere în limba oficială. (UE: art. 9 și art. 12 din Regulamentul (UE) 2020/1784 – text consolidat. Haga 1965: art. 5 din textul integral HCCH.)
Date de identificare insuficiente: nume diferite, dublă cetățenie, lipsă date de naștere, lipsă legătură cu domiciliul.
Metodă de comunicare lentă: unele state se bazează pe comunicare prin autorități locale, cu timpi administrativi inerenti.
Refuz de primire: în UE, refuzul pe motiv de limbă are reguli și consecințe (art. 12 din Regulament).
„Dovada comunicării” vine greu: certificatele/confirmările circulă înapoi către instanță, uneori prin aceleași canale administrative.

2) UE: cum funcționează (pe scurt) comunicarea actelor conform Regulamentului (UE) 2020/1784

Regulamentul stabilește reguli comune pentru notificarea/comunicarea actelor între statele membre, prin structuri desemnate (agenții/autoritați de transmitere și de primire) și formulare standard, cu obiectivul de a face procedura mai rapidă și mai previzibilă. Sursa: Regulamentul (UE) 2020/1784 (EUR‑Lex).

Semnal practic important: Regulamentul prevede că serviciul trebuie făcut „cât mai curând posibil”, iar dacă nu a fost posibil în o lună de la primire, autoritatea de primire informează autoritatea de transmitere. Sursa: art. 11(2) din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat). (Asta nu înseamnă că totul se finalizează în 1 lună; înseamnă că există un prag de raportare, nu un termen de finalizare garantat.)

Un alt element util: documentele transmise în temeiul Regulamentului sunt, în principiu, scutite de legalizare sau formalități echivalente. Sursa: Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

3) UE: traduceri și „dreptul de refuz” – de ce o traducere lipsă poate reseta tot

În UE, Regulamentul tratează explicit traducerile și refuzul. Autoritatea de transmitere trebuie să avertizeze solicitantul că destinatarul poate refuza actul dacă nu e într-o limbă acceptată. Sursa: art. 9(1) din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

Când poate refuza destinatarul? Dacă actul nu e redactat sau însoțit de traducere într-o limbă pe care destinatarul o înțelege sau într-o limbă relevantă a locului de comunicare (conform art. 12). Sursa: art. 12(1) din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

Ce se întâmplă după refuz? Regulamentul prevede că refuzul se poate remedia prin comunicarea din nou a documentului împreună cu traducerea; în acest caz, data comunicării devine data la care actul și traducerea au fost comunicate. Sursa: art. 12(5) și art. 13(1) din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

4) UE: dovada comunicării și „data comunicării” – de ce contează pentru termene și durată

În litigii, nu ajunge să „trimitem ceva” – trebuie să existe o dovadă a comunicării (sau a imposibilității comunicării) care să permită instanței să continue procedura în mod sigur. Regulamentul reglementează și data comunicării (importantă pentru termene). Sursa: art. 13 din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

5) Non‑UE: Convenția de la Haga 1965 (HCCH) – de ce depinzi de „Central Authority”

Dacă destinatarul este într-un stat din afara UE, un instrument de bază (dacă statul de destinație este parte) este Convenția de la Haga din 1965. Convenția stabilește un canal principal printr-o Autoritate Centrală a statului solicitat și, în unele situații, canale alternative. Surse: HCCH – secțiunea Service (prezentare generală) și HCCH – text integral.

Cerințe-cheie care generează întârzieri: cererea trebuie să respecte modelul anexat și, de regulă, se trimit două exemplare (cererea și documentul). Nu se cere legalizare. Sursa: art. 3 din HCCH – text integral.

Traduceri: Autoritatea Centrală poate cere ca documentul să fie redactat sau tradus în limba oficială a statului solicitat. Sursa: art. 5 din HCCH – text integral.

Dovada comunicării: Autoritatea Centrală completează un certificat care arată metoda, locul și data comunicării, precum și persoana căreia i s-a predat documentul; dacă nu s-a comunicat, certificatul indică motivele. Sursa: art. 6 din HCCH – text integral.

6) Refuz de primire: ce înseamnă și cum îți poate lungi dosarul

În UE: refuzul este reglementat explicit când problema este limba. Dacă actul nu e în limba potrivită, refuzul poate declanșa o re‑comunicare cu traducere, iar data comunicării se mută pe momentul comunicării actului + traducerii. Sursa: art. 12(1) și art. 12(5) din Reg. (UE) 2020/1784 (text consolidat).

În Haga 1965: Convenția permite comunicarea prin Autoritatea Centrală și menționează că documentul poate fi predat și prin acceptare voluntară; de asemenea, Autoritatea Centrală poate cere traducere. Surse: art. 5 și art. 6 din HCCH – text integral.

7) Checklist: „Ce îi dai avocatului ca să nu pierzi 2–6 luni” (în practică)

„2–6 luni” nu este un termen legal fix – este un ordin de mărime frecvent atunci când comunicarea trebuie reluată din cauza adresei greșite sau a traducerilor lipsă. Cu cât pregătești mai bine pachetul de comunicare, cu atât scazi riscul de reluări.

Adresă completă, verificată: stradă, număr, apartament, cod poștal, oraș, stat; dacă se poate, dovadă (contract închiriere, utilități, registru local, corespondență recentă).
Date de identificare: nume complet, nume anterior (dacă există), data nașterii, cetățenie/cetățenii.
Limba relevantă: ce limbă înțelege persoana și ce limbă este oficială la locul de comunicare (pentru a preveni refuzul în UE: art. 12 din Regulamentul UE).
Traduceri gata de folosit: traducere autorizată (unde e cerută) + format clar, lizibil (scanări bune). (UE: art. 9 și 12 din Regulament; Haga 1965: art. 5.)
Număr de exemplare: seturi complete, inclusiv duplicate acolo unde procedura le cere (Haga 1965: art. 3).
Contacte utile: telefon/email (dacă există) și orice indicii care ajută localizarea.
Context procedural: ce act se comunică (cerere, întâmpinare, citație, hotărâre), urgență/termene și particularități.

Concluzii

Comunicarea actelor în străinătate durează pentru că implică autorități din două state și pentru că instanța are nevoie de dovadă de comunicare înainte să meargă mai departe. În UE, cheia este să lucrezi corect cu regulile din Reg. (UE) 2020/1784, mai ales pe limbă/refuz (art. 12) și pe fluxul de comunicare. În afara UE, dacă se aplică Haga 1965, pregătirea cererii, traducerilor și a pachetului (art. 3–6) scade cel mai mult riscul de reluări.

Surse

CTA

Dacă ai un dosar în România și cealaltă parte este în străinătate, putem face o analiză rapidă a canalului corect (UE vs Haga 1965 vs alte opțiuni), a limbii/traducerilor necesare și a pachetului de comunicare, ca să reduci riscul de reluări și întârzieri. Ne poți scrie aici: Contact.

Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică adaptată documentelor tale și cadrului legal aplicabil la data analizei.