Logistică: depozitare, fulfillment & 3PL – contracte și litigii

Acest serviciu este pentru companii care externalizează depozitarea și operațiunile (recepție, picking, ambalare, expediere, retururi) către un operator 3PL și au nevoie de contracte clare sau de gestionarea unui conflict: marfă lipsă/avariată, diferențe de stoc, întârzieri, facturi contestate, penalități sau blocaje la încetarea contractului. Lucrăm pe documente și cronologie: identificăm riscurile, stabilim strategia (negociere, notificări, probe, litigiu) și pașii următori.

Notă: Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică. Contează faptele, actele și cronologia.

Când ai nevoie de asta

Negociezi un contract 3PL/depozitare și vrei clauze verificabile (SLA, tarife, penalități, inventar).
Există diferențe între stocul scriptic și cel faptic (inventar, reconciliere, ajustări).
Marfa a fost pierdută, avariată sau livrată greșit în procesul de fulfillment.
Dispute despre tarife (storage, handling, pick/pack, retururi), indexări sau costuri „extra”.
Penalități pentru SLA neîndeplinite (întârzieri, erori de picking, acuratețe stoc).
Refuz de plată sau facturi contestate (servicii neprestate, dublări, calcul eronat).
Operatorul 3PL reține stocul până la plata unor sume contestate sau condiționează predarea.
Încetarea contractului: transfer stoc, predare date, inventar final, reconciliere și dispută pe sold.

Ce facem concret

Colectăm actele și reconstruim cronologia (recepții, comenzi, expediții, inventare, reclamații, facturi).
Audit contractual: definiții, servicii incluse, KPI/SLA, tarife, penalități, limitări de răspundere, asigurări, retenții.
Mapare operațională: puncte de control (recepție, stocare, picking, packing, expediere, retururi) și responsabilități.
Conservare probe: solicitări pentru rapoarte WMS, loguri, imagini CCTV, procese-verbale, poze și evidențe de acces.
Cuantificare: prejudiciu, debit, dobânzi/penalități, compensări, costuri de remediere și impact operațional.
Notificări și negociere: clarificări, termene, propuneri de soluționare, protocol de inventar/transfer dacă e cazul.
Remediere contractuală: acte adiționale (SLA, tarife, audit, acces date), proceduri de inventar și „exit plan”.
Litigiu, dacă e necesar: strategie de probe, cereri, măsuri provizorii unde sunt îndeplinite condițiile, recuperare creanțe.

Documente/informații utile pentru prima analiză

Document	De ce contează	Observații
Contract 3PL/depozitare + acte adiționale	Stabilește serviciile, răspunderea, limitările, termenele și clauzele de litigiu	Trimiteți versiunea semnată + istoricul modificărilor
Anexe SLA/KPI + grilă de tarife	Definește performanța măsurabilă și costurile aplicabile	Includeți metodologia de raportare, penalitățile și excluderile
Rapoarte WMS (stoc, mișcări, picking, expediții) + loguri	Probează operațiunile și trasabilitatea erorilor/incidentelor	Utile sunt exporturi cu timestamp și user/stație
Inventare, reconciliere, ajustări de stoc	Arată diferențele și modul de calcul al pierderilor/plusurilor	Trimiteți procese-verbale, semnături și observații
Documente de transport/confirmări (POD), reclamații, fotografii	Probează predarea/livrarea și momentul constatării	Mențiunile și termenele de reclamație pot fi decisive
Facturi, extrase, plăți, corespondență pe dispută	Fixează debitul, sumele contestate și pozițiile părților	Separarea sumelor necontestate ajută la deblocare

Riscuri și greșeli frecvente

SLA fără definiții măsurabile (KPI vagi, fără metodă de calcul și fără sursa datelor).
Limitări de răspundere necorelate cu valoarea stocului și fără mecanisme de audit/raportare.
Lipsa procedurilor de constatare la recepție/expediere (fără PV, fără poze, fără rezervă la timp).
Neconservarea probelor (WMS/CCTV) sau solicitarea lor prea târziu.
Asigurări nealiniate cu riscurile (cine asigură, ce excluderi, ce obligații de notificare).
Acceptarea reținerii stocului fără analiză și fără separarea sumelor necontestate de cele contestate.
Încetare fără exit plan: inventar final neclar, predare date incompletă, transfer stoc fără protocol.

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce trebuie să conțină un contract 3PL ca să fie verificabil în practică?

Definiții clare, SLA/KPI cu metodă de calcul, tarife complete, proceduri de inventar și reconciliere, procedură de reclamație, reguli de acces la date (WMS/CCTV), limitări corelate și un exit plan.

Cine răspunde pentru marfa pierdută sau avariată în depozit?

Depinde de contract, de predarea în custodie și de probarea cauzei; analizăm clauzele de răspundere, limitările, excluderile, asigurările și probele operaționale.

Ce fac dacă operatorul reține stocul până la plata unor facturi contestate?

Verificăm baza contractuală și legală a retenției, separăm sumele necontestate de cele contestate, documentăm disputa și stabilim pași rapizi pentru deblocare (negociere, garanție, măsuri provizorii, după caz).

Cum se cuantifică prejudiciul într-un litigiu de inventar sau avarie?

Pornim de la valoarea bunurilor și costurile directe de remediere, apoi verificăm clauzele despre penalități, dobânzi, compensări și limitări; calculul trebuie susținut de documente contabile și de probe operaționale.

Ce probe sunt importante în dispute pe fulfillment (picking/packing/expediere)?

Rapoarte WMS, loguri de user, scanări, confirmări de expediere (POD), proceduri de ambalare, poze, PV-uri și corespondența de reclamație, corelate cu comanda și timeline-ul.

Cum gestionăm încetarea contractului și transferul stocului către alt depozit?

Stabilim un protocol: inventar final, reconciliere, termene de ridicare, predare documente și date, condiții de plată și reguli de acces, astfel încât transferul să fie verificabil și controlat.

Contact

Email: alexandru@maglas.ro | Tel: +40 756 248 777