Transport rutier: conformare tahograf & timpi de conducere – audit și prevenție

Acest serviciu este pentru transportatori, expeditori și companii cu flotă proprie care vor să reducă riscul de sancțiuni și blocaje în urma controalelor (în trafic și la sediu). Verificăm practicile privind tahograful și timpii de conducere/odihnă, documentele de transport și procedurile interne, apoi livrăm un plan de conformare aplicabil: ce corectăm, cum documentăm, cine răspunde și cum reacționăm la un control.

Notă: Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică. Contează faptele, actele și cronologia.

Când ai nevoie de asta

Ai avut sancțiuni pe timpi de conducere/odihnă sau pe utilizarea tahografului.
Ai controale frecvente în UE și vrei aliniere pe cerințele aplicabile.
Crești flota și ai nevoie de proceduri standardizate (șoferi, dispecerat, back-office).
Ai subcontractori și vrei clauze de conformare + drept de audit și acces la documente.
Ai schimbat echipamentele (tahograf inteligent, carduri, telematică) și apar erori operaționale.
Ai neconcordanțe între documente (CMR, comenzi, foi parcurs) și înregistrările de activitate.
Vrei să pregătești o verificare la sediu: arhivă, flux de răspuns, persoane responsabile.
Vrei politici interne și instruire practică pentru reducerea abaterilor repetate.

Ce facem concret

Stabilim cadrul aplicabil pentru activitatea ta (tip transport, vehicule, rute, excepții).
Audit documentar: descărcări tahograf/card, periodicitate, backup, acces, trasabilitate și retenție.
Eșantion de curse: corelăm timpii înregistrați cu documentele de transport și cu planificarea.
Audit operațional: instruire șoferi, intrări manuale, dispecerat, planificare și control intern.
Checklist de control: documente „în trafic” și „la sediu”, inclusiv flux de consemnare și răspuns.
Plan de remediere: pași, termene, responsabilități, indicatori de monitorizare și evidențe.
Contracte cu subcontractori: clauze de conformare, raportare, acces la date și mecanism de sancțiuni/reziliere.
Asistență pe constatări: analiză act, poziție scrisă, documentare și pași procedurali disponibili.

Documente/informații utile pentru prima analiză

Document	De ce contează	Observații
Licențe/autorizații relevante + date flotă	Delimitează activitatea și cerințele aplicabile	Includeți tipurile de transport, statele și masa vehiculelor
Politici interne (program, repaus, utilizare tahograf)	Arată standardul intern și responsabilitățile	Utile sunt și dovezile de comunicare către șoferi
Descărcări tahograf & card (fișiere, rapoarte, arhivă)	Probează trasabilitatea și conformarea în timp	Indicați frecvența, backup-ul și cine are acces
Documente de transport (CMR, comenzi, foi parcurs, POD)	Corelează traseul real și obligațiile asumate	Mențiunile la livrare și POD sunt importante
Instruiri și fișe de post (șoferi/dispeceri) + proceduri	Arată nivelul de control intern și prevenție	Includeți materialele de training și evaluările
Procese-verbale/decizii anterioare + corespondență	Indică tiparele de abateri și prioritățile de remediere	Trimiteți actele complete și dovada comunicării

Riscuri și greșeli frecvente

Descărcări și arhivare fără procedură: backup lipsă, acces necontrolat, fișiere incomplete.
Intrări manuale incorecte sau lipsă, fără instruire practică și fără verificări.
Planificare de curse care împinge sistematic spre încălcări ale repausului.
Documente de transport nealiniate cu traseul (CMR incomplet, lipsă POD, date inexacte).
Aplicarea greșită a excepțiilor sau ignorarea condițiilor de aplicare.
Subcontractori fără obligații clare de conformare și fără drept de audit.
Lipsa unui flux de răspuns la control (cine răspunde, ce se consemnează, ce se furnizează).

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce verifică, de obicei, un control pe timpi de conducere și tahograf?

Se verifică respectarea timpilor de conducere, pauzelor și repausului, utilizarea corectă a tahografului, documentele de transport și existența/trasabilitatea datelor și a arhivei.

Contează dacă am operațiuni în mai multe state UE?

Da, expunerea la controale și practica de aplicare poate diferi; auditul urmărește alinierea procedurilor interne la cerințele aplicabile și la documente verificabile.

Ce livrabil primesc după audit?

Un set de constatări și recomandări aplicabile: checklist de control, procedură de descărcare/arhivare, roluri și responsabilități, template-uri și un plan de remediere prioritizat.

Auditul include și instruire pentru șoferi și dispeceri?

Da, unde este util: clarificăm reguli, erori frecvente, intrări manuale, păstrarea documentelor și modul de reacție la control.

Cum mă pregătesc pentru un control la sediu?

Stabilim persoanele responsabile, documentele disponibile, evidențele de descărcare și arhivare, plus un flux de răspuns și consemnare a solicitărilor.

Ce fac dacă am deja un proces-verbal de constatare?

Analizăm actul și probele, verificăm termenele și opțiunile procedurale, apoi construim poziția (obiecțiuni/contestație) pe documente și date.

Contact

Email: alexandru@maglas.ro | Tel: +40 756 248 777